Чтобы эффективно подготовиться к участию в выставке, необходимо составить план. Обязательными элементами такого плана должны быть жесткие сроки на выполнение поставленных задач и имена сотрудников, отвечающих за них.
Однако план должен предусматривать и зазоры на устранение непредвиденных проблем в случае их неожиданного появления, чтобы срыв графика на несколько дней не привел к срыве всего плана подготовки.
План мероприятий по подготовке к выставке
Задачи для выполнения за 12 месяцев до начала выставки:
- рассчитать и утвердить бюджет на участие в выставке;
- отправить заявку на участие в выставке;
- подписать договор с организатором на участие в выставке.
Задачи для выполнения за 10 месяцев до начала выставки:
- оформить все документы, полученные от организатора выставки, заполнить и отправить все бланки и пр.;
- запросить у организатора программу выставки, чтобы выбрать для себя мероприятия, в которых вы хотите принять участие;
- подать заявку на участие в мероприятиях (деловых или научных) в рамках выставки.
Задачи для выполнения за 6 месяцев до начала выставки:
- выбрать товары или услуги для представления на выставке;
- заказать выставочный стенд;
- разработать план рекламной кампании вашего участия в выставке;
- сообщить организаторам выставки о мероприятиях, которые вы планируете провести на ней.
Задачи для выполнения за 4 месяца до начала выставки:
- составить список сотрудников, которые будут работать на выставке, при необходимости подать заявку в соответствующую фирму о найме дополнительного персонала;
- выбрать отделы, которые будут участвовать в подготовке к выставке, определить круг их обязанностей;
- утвердить окончательный бюджет;
- подготовьте рекламные материалы для использования на выставке;
- подготовить пресс-релизы;
- утвердить проект выставочного стенда, заказанного 2 месяца назад;
- заказать у организаторов пригласительные билеты на выставку;
- если выставка проходит в другом городе, заказать билеты и забронировать номера в гостинице.
Задачи для выполнения за 3 месяца до начала выставки:
- запустить рекламную кампанию вашего участия в выставке;
- разослать персональные приглашения вашим постоянным и потенциальным клиентам;
- утвердить окончательный список персонала для выставки, расписание для них и условия работы, подтвердить заказ дополнительного персонала;
- разработать проект письма и необходимых материалов для рассылки клиентам после выставки;
- подтвердить бронирование гостиницы и билетов.
Задачи для выполнения за 1 месяц до начала выставки:
- организовать обучения персонала для работы на выставке;
- повторно разослать приглашения на выставку;
- заказать оборудование и услуги, необходимые на выставке (погрузка, уборка, охрана, телефон, Интернет, выезд с выставки), которые не предоставляет организатор;
- получить бейджи для участников выставки;
- оформить специальную страховку.
Задачи для выполнения за 2 недели до начала выставки:
- провести совещание с сотрудниками для проверки подготовки к выставке;
- обзвонить потенциальных и постоянных партнеров и клиентов, чтобы согласовать график встреч на выставке.
Задачи для выполнения за 1 неделю до начала выставки:
- подготовить оборудование, рекламные материалы и выставочные экспонаты для транспортировки на выставку.
Задачи для выполнения в дни подготовки выставки к открытию:
- смонтировать стенд;
- привезти все необходимое оборудование и материалы;
- полностью подготовить стенд к работе.
Задачи для выполнения в дни работы выставки:
- проводить ежедневные собрания сотрудников, на последнем рассмотреть, что прошло не так, как хотелось, а чтобы удалось отлично реализовать;
- подать заявку на участие в следующем году, если это возможно;
- подготовиться к выезду с выставки.
Задачи для выполнения за двое суток после завершения выставки:
- отработать самые перспективные контакты, полученные на выставке.
Задачи для выполнения за 10 дней после завершения выставки:
- разослать коммерческие предложения по запросам, полученным на выставке.
Задачи для выполнения за 1 месяц после завершения выставки:
- установить контакты со всеми посетителями вашего стенда, распределить их по группам в зависимости от актуальности;
- подбить итоги участия в выставке.
Чем детальнее будет составленный план участия в выставке, тем лучше. Каждый сотрудник, участвующий в выставке, должен иметь копию плана и понимать, какие задачи поставлены лично для него.