План подготовки к участию в выставке

План подготовки к участию в выставкеЧтобы эффективно подготовиться к участию в выставке, необходимо составить план. Обязательными элементами такого плана должны быть жесткие сроки на выполнение поставленных задач и имена сотрудников, отвечающих за них.

Однако план должен предусматривать и зазоры на устранение непредвиденных проблем в случае их неожиданного появления, чтобы срыв графика на несколько дней не привел к срыве всего плана подготовки.

Примерный план подготовки к участию в выставке

Задачи для выполнения за 12 месяцев до начала выставки:

  • рассчитать и утвердить бюджет на участие в выставке;
  • отправить заявку на участие в выставке;
  • подписать договор с организатором на участие в выставке.

Задачи для выполнения за 10 месяцев до начала выставки:

  • оформить все документы, полученные от организатора выставки, заполнить и отправить все бланки и пр.;
  • запросить у организатора программу выставки, чтобы выбрать для себя мероприятия, в которых вы хотите принять участие;
  • подать заявку на участие в мероприятиях (деловых или научных) в рамках выставки.

Задачи для выполнения за 6 месяцев до начала выставки:

  • выбрать товары или услуги для представления на выставке;
  • заказать выставочный стенд;
  • разработать план рекламной кампании вашего участия в выставке;
  • сообщить организаторам выставки о мероприятиях, которые вы планируете провести на ней.

Задачи для выполнения за 4 месяца до начала выставки:

  • составить список сотрудников, которые будут работать на выставке, при необходимости подать заявку в соответствующую фирму о найме дополнительного персонала;
  • выбрать отделы, которые будут участвовать в подготовке к выставке, определить круг их обязанностей;
  • утвердить окончательный бюджет;
  • подготовьте рекламные материалы для использования на выставке;
  • подготовить пресс-релизы;
  • утвердить проект выставочного стенда, заказанного 2 месяца назад;
  • заказать у организаторов пригласительные билеты на выставку;
  • если выставка проходит в другом городе, заказать билеты и забронировать номера в гостинице.

Задачи для выполнения за 3 месяца до начала выставки:

  • запустить рекламную кампанию вашего участия в выставке;
  • разослать персональные приглашения вашим постоянным и потенциальным клиентам;
  • утвердить окончательный список персонала для выставки, расписание для них и условия работы, подтвердить заказ дополнительного персонала;
  • разработать проект письма и необходимых материалов для рассылки клиентам после выставки;
  • подтвердить бронирование гостиницы и билетов.

Задачи для выполнения за 1 месяц до начала выставки:

  • организовать обучения персонала для работы на выставке;
  • повторно разослать приглашения на выставку;
  • заказать оборудование и услуги, необходимые на выставке (погрузка, уборка, охрана, телефон, Интернет, выезд с выставки), которые не предоставляет организатор;
  • получить бейджи для участников выставки;
  • оформить специальную страховку.

Задачи для выполнения за 2 недели до начала выставки:

  • провести совещание с сотрудниками для проверки подготовки к выставке;
  • обзвонить потенциальных и постоянных партнеров и клиентов, чтобы согласовать график встреч на выставке.

Задачи для выполнения за 1 неделю до начала выставки:

  • подготовить оборудование, рекламные материалы и выставочные экспонаты для транспортировки на выставку.

Задачи для выполнения в дни подготовки выставки к открытию:

  • смонтировать стенд;
  • привезти все необходимое оборудование и материалы;
  • полностью подготовить стенд к работе.

Задачи для выполнения в дни работы выставки:

  • проводить ежедневные собрания сотрудников, на последнем рассмотреть, что прошло не так, как хотелось, а чтобы удалось отлично реализовать;
  • подать заявку на участие в следующем году, если это возможно;
  • подготовиться к выезду с выставки.

Задачи для выполнения за двое суток после завершения выставки:

  • отработать самые перспективные контакты, полученные на выставке.

Задачи для выполнения за 10 дней после завершения выставки:

  • разослать коммерческие предложения по запросам, полученным на выставке.

Задачи для выполнения за 1 месяц после завершения выставки:

  • установить контакты со всеми посетителями вашего стенда, распределить их по группам в зависимости от актуальности;
  • подбить итоги участия в выставке.

Чем детальнее будет составленный план участия в выставке, тем лучше. Каждый сотрудник, участвующий в выставке, должен иметь копию плана и понимать, какие задачи поставлены лично для него.

Как принять участие в выставке

Организация деловых мероприятий

Поделиться: Пост в Твиттер  Пост в Фейсбук

Читайте также: