Приглашение — это необходимый атрибут всех корпоративных мероприятий. От того, как оно будет оформлено, составлено и вручено, зависит, придет ли гость на праздник.
Приглашение может быть устным или письменным. Устных приглашений в деловой сфере лучше не делать, а если сделали, то обязательно подтверждайте их приглашением в письменной форме.
В приглашении придерживайтесь официального стиля изложения, но избегайте канцеляризмов. Человек, которого вы приглашаете, должен почувствовать себя избранным, а не одним из многих. Поэтому не стоит вручную вписывать в бланк приглашения имя гостя — его нужно напечатать, как и весь остальной текст.
Приглашение может быть составлено на бумаге или в электронном виде.
Варианты оформления бумажных приглашений:
- конверт или открытка с листком-вкладышем, на котором написан текст приглашения;
- приглашение на открытке;
- приглашение на открытке, вложенной в один или два конверта.
Открытки для приглашений можно купить одинаковые либо разные для каждой группы гостей. Например, можно подготовить разные пригласительные для VIP-персон, клиентов, партнеров и сотрудников.
Приглашение можно дополнить RSVP-карточкой (в переводе с французского означает «просьбу ответить»). В такой карточке, обычно, указывают телефон или e-mail для связи и просят гостя подтвердить свой приход.
Если вы остановили выбор на открытках, обязательно впечатайте на них логотип фирмы. Либо закажите эксклюзивные открытки-приглашения со своим дизайном.
Что нужно указать в официальном приглашении:
- имя и фамилию приглашенного (при приглашении в менее официальной форме указывается только имя);
- распространяется ли приглашение еще на кого-то, например, на супруга или супругу гостя;
- повод для торжества, тематика, время и место его проведения, форму одежды.
Традиционные сокращения в пригласительных:
- s. t. (sine tempore) — точно, вовремя, без опоздания;
- с. t. (cum tempore) — с опозданием на четверть часа;
- U. A. w. g. — просьба ответить;
- R. S. V. P. (repondez s’il wous plait) — просьба ответить.
Рекомендации по одежде в приглашениях:
- Leger (просто): джинсы и свитер (темный костюм был бы «не в тему»).
- Sommerlich (по-летнему): пестрая летняя рубаха, легкий пиджак свободного покроя или нечто подобное (шорты были бы «недостаточно хорошей одеждой»).
- Strassenanzug (мужской костюм на каждый день): нечто более нарядное, чем «leger» — «тройки», обычные костюмы.
- Dunkler Anzug (темный мужской костюм): черный либо темно-синий мужской костюм.
- Festlich (bei einer Tagesverabstaltung) (нарядно, на дневное мероприятие): «штреземанн» либо «визитка».
- Festlich (bei einer Abendverabstaltung) (нарядно, на вечернее мероприятие): смокинг, пиджак для обеда, спенсер.
- Grosser Gesellschaftsanzug (мужской костюм для парадного случая): фрак с белым галстуком-бабочкой.
- Cravat noir/black tie (черный галстук-бабочка): смокинг или пиджак для обеда.
- Cravat blanche/white tie (белый галстук-бабочка): фрак.
Примеры текстов для официального приглашения
Степан Павлович!
Коллектив компании «Саливол» имеет честь пригласить Вас на празднование 4-го дня рождения нашего предприятия, которое состоится в ресторане «Кукушка» по адресу г. Киев, ул. Сантехников, 8, в 17:00 25 мая 2020 года.
Форма одежды: Sommerlich.
Уважаемый Семен Викторович!
Наше новое предприятие начнет производство 5 сентября 2020 года, и я с удовольствием приглашаю Вас и Вашу супругу принять участие в праздновании по этому поводу.
В банкетном зале нашего предприятия состоится фуршет, после которого начнется церемония открытия и экскурсия.
Просим подтвердить свой приезд, сообщив нам время прибытия.
Адрес: г. Киев, ул. Светлая, 25.
С уважением,
Сергей Паприков,
директор ООО «Парус»
Чем страшнее становятся будни, тем чаще проводятся праздники.
Корпоративус