Как организовать корпоративный праздник

Как организовать корпоративный праздник

Инструкция по организации корпоративного праздника своими силами.

Праздник организовать нетрудно. Трудно потом закончить праздновать.

Корпоративный праздник можно организовать своими силами без помощи ивент-агентств, главное — все распланировать.

План

Подготовку к празднику начинайте не позже, чем за две недели. Если это новогодний корпоратив, то начать готовится нужно еще раньше — как минимум за месяц. Новый год празднуется в большинстве компаний, поэтому чем ближе конец года, тем труднее найти хороший недорогой ресторан, пригласить популярных артистов и купить все необходимое.

Самое важное — это определить цели и бюджет корпоративного праздника. Выясните это у руководства своей компании. Для окончательного согласования бюджета может понадобится предварительный план расходов.

Цели корпоративного праздника

Типичная цель организации корпоратива — это праздник ради праздника. Отдохнуть и повеселиться — вполне достойные желания и не такие простые в достижении, как кажется на первый взгляд. Ведь создать комфортную атмосферу, в которой все участники трудового коллектива будут чувствовать себя свободно и не станут отсиживаться в одиночестве по углам, может быть непросто. В этом случае сосредоточьтесь на выборе удачного места для проведения праздника, разнообразном меню и ненавязчивых развлекательных мероприятиях — играх и танцах.

Если же вы хотите не просто отпраздновать событие, а работаете над сплочением коллектива, развитием корпоративной культуры и снятием конфликтных ситуаций, уделите особое внимание наполнению корпоративного праздника — развлекательным и полезным активностям, а место, время и локация здесь отходят на второй план.

Также благодаря корпоративному празднику можно проверить психологический климат в коллективе, познакомить сотрудников друг с другом или помочь им снять стресс после завершения тяжелого проекта.

Узнайте у своего руководителя, будет ли корпоративный праздник освещаться в прессе и в корпоративных изданиях, нужно ли проводить профессиональную фото- и видеосъемку. Это еще одна статья расходов в праздничном бюджете.

Форма корпоративного праздника

От целей, ради которых проводится корпоративный праздник, зависит его форма. Можно устроить банкет с развлекательной программой или маскарад с танцами и играми, отправиться на природу или в другой город на экскурсию, провести спортивные соревнования и др.

Выбирая форму корпоратива, учитывайте средний возраст вашего трудового коллектива и увлечения сотрудников. Так, работники пенсионного возраста вряд ли захотят участвовать в спортивных соревнованиях, а поездка на лыжный курорт вызовет восторг только у заядлых горнолыжников.

Количество гостей праздника

Не зная, сколько на корпоративном празднике будет гостей, невозможно определиться с местом его проведения и бюджетом.

Подсчитать количество участников можно по формуле:

Количество гостей = (сотрудники + гости) – (отпускники, дежурные).

Если корпоративный праздник планируется как семейный с детьми или без, сначала подсчитайте приблизительно, сколько это добавит гостей. Позже проведите опрос среди сотрудников, чтобы выяснить, сколько точно будет людей.

Место проведения корпоративного праздника

Зная цели, форму и количество приглашенных на корпоративный праздник, можно подобрать место для его проведения.

Если вы еще не определились с бюджетом, выберите несколько мест в разных ценовых категориях.

Важный критерий при выборе локации для праздника — насколько удобно до нее добираться. Если сотрудники не смогут самостоятельно ни доехать туда, ни уехать, даже на такси (например, если это база отдыха в лесу за городом), вам придется их привезти и увезти. А это дополнительные расходы.

Если вы решили организовать транспорт, не нужно заезжать за каждым сотрудником домой. Поинтересуйтесь, в каких районах живут ваши коллеги, и выберите несколько удобных точек сбора. Если вы собираетесь выезжать за город, предложите встретиться у станции метро, которая находится ближе всего к нужному выезду из города. Избавив нанятого водителя от необходимости плутать по городу, вы сэкономите время и деньги. В крайнем случае, точкой сбора в день праздника можно сделать офис.

Труднее с организацией возвращения сотрудников домой, если праздник продлиться дольше, чем ходит городской транспорт. В некоторых фирмах сотрудники сами оплачивают свое такси. Если вы за городом, можно заплатить нанятым водителям за доставку людей до города, а затем рассадить сотрудников по такси, которые они оплатят сами.

Для однодневного корпоратива или вечеринки не подходят места, до которых нужно добираться больше двух часов, в том числе и по городу.

Подумайте, нужно ли будет что-то докупать для оформления места проведения корпоратива. Возможно, придется взять в аренду какой-то инвентарь (например, для музыкального сопровождения) или доплатить за дополнительную мебель.

Не постесняйтесь проверить количество и качество туалетов.

Если планируются танцы, протестируйте качество звука в зале.

Посмотрите, где будет сниматься верхняя одежда и безопасно ли ее там оставлять. Выясните, могут ли на корпоратив попасть посторонние.

Противопожарная безопасность, наличие запасных выходов — тоже важные вопросы, которые стоит проверить до снятия выбранного места в аренду.

Зная возможные места для проведения праздника и количество гостей, можно составить несколько меню под разные бюджеты. Но сначала определитесь, что именно вы хотите организовать: банкет, шведский стол, фуршет или коктейль.

Виды банкетов

Согласовывать пункты меню с сотрудниками не стоит, потому что вы вряд ли сможете учесть все их пожелания и только дадите людям повод для обиды.

Выясните, есть ли среди ваших коллег вегетарианцы и все ли едят жареное-острое. Если никто не признается, на всякий случай впишите в меню несколько легких варено-тушеных блюд и овощных салатов. Также имеет смысл узнать предпочтения коллег по алкоголю.

Примерное меню для корпоративного банкета на 25 человек

По возможности на корпоративном празднике лучше не заказывать блюда, потенциально опасные как аллергены, и блюда, которые между собой не сочетаются. Например, у людей часто бывает аллергия на креветок и орехи, а между собой совершенно не сочетаются салат со свежими огурцами и молочные коктейли.

Если в течении праздника планируется несколько приемов пищи, придется составлять несколько меню.

Сценарий корпоративного праздника

Не делайте сценарий корпоратива слишком подробным, иначе вы не сможете вносить в него коррективы на ходу. Укажите в сценарии время начала и окончания праздника, перечислите все пункты программы и их временные рамки. Определитесь с расписанием подачи блюд.

Если вы организовываете транспорт для доставки гостей, составьте списки, кто на какой машине едет, откуда и во сколько. Убедитесь, что все сотрудники знают, как они будут добираться. Если общего транспорта не будет, раздайте всем схему проезда.

Приглашенные музыканты, певцы, ведущие должны знать свою задачу и появиться вовремя. Позаботьтесь о транспорте для них, их размещении и питании, а также о юридическом оформлении их услуг.

Для развлечения сотрудников подберите активности, которые помогут вам достичь поставленных целей. Это могут быть конкурсы, игры, квесты и пр. Записывайте все, что вы собираетесь делать, в сценарий.

Продумайте способ рассадки гостей за столами.

Возможные расходы на этом этапе, которые нужно будет включить в бюджет, — инвентарь для проведения конкурсов, игр и пр., призы и подарки, а также стоимость услуг нанятых специалистов.

Бюджет корпоративного праздника

Вот теперь пора приступать к составлению бюджета. Хотя с него можно было начать, распределяя заранее оговоренные финансы по другим пунктам плана.

В первоначальный вариант бюджета впишите все, чего бы вам хотелось, и подбейте итог. Затем вычеркивайте менее важное или просчитывайте разные варианты, ведь вы подобрали несколько мест и подготовили несколько меню, чтобы было, из чего выбирать.

Универсальная формула для расчета бюджета корпоративного праздника такова: все суммировать и убедить начальника, что все это действительно необходимо.

Пункты в бюджете корпоративного праздника:

  • Аренда места для проведения праздника.
  • Дополнительные расходы на обустройство выбранного места.
  • Транспортные расходы на доставку сотрудников.
  • Меню для корпоративного праздника.
  • Инвентарь для проведения конкурсов, игр и пр., призы и подарки.
  • Оплата услуг музыкантов, певцов, ведущего и др.
  • Услуги по фото- и видеосъемке.

Предусмотрите также некоторую сумму на непредвиденные расходы. Ее лучше держать при себе наличными.

Принимаясь за подготовку корпоративного праздника, будьте готовы к тому, что праздник в этот день будет у кого угодно, кроме вас. А вас ожидает дополнительная рабочая нагрузка и волнения.

Не думайте, что раз вы все организовали, праздник пойдет как по маслу. Само проведение праздника — тоже важный этап в его организации.

Если вдруг что-то пойдет не так, на следующий же день проведите работу над ошибками, чтобы предотвратить подобные проблемы в следующий раз.

Корпоративные праздники и вечеринки

Читайте также: